| Все о системах управления |  |
| Почитать |
| Поговорить |
| Побродить |
| Завершить |
|
|
||||
|
Пять простых вопросов, ответив на которые вы узнаете, можно ли ваш бизнес-процесс моделировать и автоматизировать при помощи workflow
|
|||||
Литература:
Автор: ProcessMaker Blog
Оригинал статьи: 5 Simple Questions to see if your Business Process can be modeled and Automated using Workflow Software
Буквально каждый день я получаю вопросы от компаний, ищущих программное обеспечение класса workflow и/или business process management для автоматизации потоков работ и создания веб-форм. Большая часть моей команды говорит, что я худший продавец из всех, кого они когда-либо видели. Видите ли, зачастую через 10 минут телефонного разговора я говорю потенциальному заказчику, что его процесс не может быть смоделирован в workflow и не может быть автоматизирован при помощи программного обеспечения и технологии business process management. После этого я рекомендую другой тип программного обеспечения и другую компанию.
Большинство компаний не может себе позволить разбрасываться потенциальными заказчиками. Но мы, будучи успешной open source компанией, не можем себе позволить ими не разбрасываться. Open source – чертовски честная профессия, мы не скрываем ничего. Все наши внутренние технические обсуждения – в онлайне, вся наша документация и все видеотрансляции – в онлайне и да, все наши коды открыты. Просто чтобы быть последовательными, мы должны быть столь же чертовски честными, когда мы помогаем нашим потенциальным пользователям понять, будет ли программное обеспечение business process management для них правильным выбором. Так что вот несколько вопросов, которые я люблю задавать, чтобы быстро выяснить, стоит ли вообще человеку/компании на том конце провода трудиться смотреть на BPM, как на решение проблем его компании.
1) Сколько у вас сотрудников? Если ответ «меньше 25 сотрудников», то я на 90% могу быть уверен, что вам не нужно программное обеспечение BPM, Workflow Automation или что-либо подобное. Небольшие компании ценят гибкость и быстроту реакции больше управляемости, надежности и повторяемости. В конце концов, если вы небольшая компания, то вы все еще находитесь в поиске своего рецепта успеха, так? Если бы вы уже нашли рецепт, вы бы были намного крупнее. И как и с большинством рецептов, нет смысла его записывать и раздавать, если вы полностью не уверены, что он правильный. Никто не пользуется бабушкиным рецептом соуса для спагетти, если он не очень хорош! Теперь обратите внимание: я уверен, что вам не нужно программное обеспечение BPM, не на 100%, а на 90%. 10% небольших компаний, которым оно на самом деле нужно, обычно предлагают/продают услуги очень специфические для некоторой отрасли, очень дорогие и с высокой добавленной стоимостью, объединяющие в единый поток работ несколько независимых сторон. Другими словами, это не булочная по соседству. Финансовые бутики, специальное страхование, анализ рисков и т.п. – это могут быть небольшие команды, но они используют очень специфические и формальные процессы, поэтому они идеальные кандидаты для BPM.
2) Могли бы вы прислать мне диаграмму вашего потока работ в любом формате (PPT, word, PDF, excel и т.д.)? Если ответ «нет», то процессы компании не достигли зрелости. Это связано с пунктом 1. Чтобы ваши процессы заслуживали того, чтобы их записать, они должны быть достаточно зрелыми и успешными. Мне почти не известны исключения из правила – «прежде чем пытаться моделировать процесс в программном обеспечении workflow, компания сначала должна их записать».
3) В чем ваш процесс уникален? Если человек на том конце телефона описывает потребности в программном обеспечении CRM для управления процессом продаж, и если они продают всякие штуки, как и весь остальной мир, то, я не собираюсь предлагать им создавать пакет CRM внутри BPM. Да, это можно сделать, но ЗАЧЕМ?! CRM – это частный процесс, т.е. подмножество, покрываемое программным обеспечением BPM. Но это также чрезвычайно популярный и широко используемый процесс. В результате существует множество вендоров, полностью встроивших этот процесс в программное обеспечение, специально предназначенное для CRM. Так ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЕГО! Не надо изобретать колесо. То же самое относится к ERP. Порядка 15-20% заказчиков, с которыми я разговариваю, на самом деле нужно коробочное программное обеспечение CRM или ERP, и обычно я могу это выяснить в течение 10 минут.
4) Вы ищете программное обеспечение для управление проектами? – еще один вопрос, который я мысленно задаю, разговаривая с потенциальным заказчиком. Я еще не до конца это выяснил, но есть достаточно большой процент людей вокруг, которые думают, что они ищут программное обеспечение BPM или workflow, хотя на самом деле они ищут программное обеспечение для управления проектом или командой. Честно говоря, то, что предлагается для управления проектами, большей частью – полное барахло (в особенности MS Project), так что не удивительно, что все ищут чего-нибудь получше. Опять-таки, вы можете реализовать это в своем BPM, но там придется иметь дело с разными тонкими вещами, для которых большинство BPM плохо приспособлено. Причина заключается в том, что в управлении проектами зачастую больше коммуникаций и сотрудничества, чем потока работ.
5) Может быть, вы говорите «управление процессом», «приказ», «контроль», а имеете в виду «сотрудничество», «сообщения» и «переговоры»? Многие мелкие компании считают, что у них есть процесс. Но в действительности это неформальное сотрудничество или общение и без этого общения они не способны дать заказчику то, в чем тот нуждается. Опять-таки, это в большей степени относится к небольшим компаниям – в основном потому, что только небольшие компании обладают свободой продавать нечто настолько уникальное, что нельзя обойтись без сотрудничества и общения. Большие компании не имеют такой роскоши, и небольшие, но желающие вырасти, тоже ее не имеют. Это возвращает нас к идее рецепта – каждый бизнес, когда он только создается, ищет рецепт успеха. После того, как они его находят, они стремятся его институциализировать, и после этого нанимают людей для повторения процесса снова и снова. Это называется «рост». Программное обеспечение BPM или Workflow – называйте как хотите – идеально подходит для растущих компаний среднего масштаба или для больших компаний. Нет никакого секрета в том, почему это так: вся идея программного обеспечения BPM – это приоритет соглашений над свободой и повторяемости над гибкостью.
К слову, мне нравится булочная у меня по соседству и я очень рад, что они не используют программное обеспечение BPM.
Браво! Всё по делу :-)
Мне понравилось.
Изменило мое мнение о BP для небольших компаний.
Супер! Очень понравилось
Кстати, в связи с п.1 небольшие соображение возникли. В те 10% небольших компаний, которым нужно BPM, входят ли разработчики софта/консалтеры? Багтрекинг или обработка заявок саппортом в BPM-системе это - хорошо или лучше оставаться на уровне списка задач со статусами?
Багтрекинг или хелпдеск в BPM-системе - это ни в коем случае! См. п.3. Стандартный процесс, протекающий в одном подразделении. Причем процесс слабоструктурированный, с которыми BPMS пока справляются плохо (см. mainthing.ru/ru/item/216/) а стандартный софт - хорошо.
Хорошая статья, правильно обозначенная проблемная область. Я уже давно поймала себя на той же самой мысли, что и автор. Когда раздается звонок (или в личной беседе), и собеседник говорит о том, что его интересует система для управления бизнес-процессами, то первое, что я ему говорю: "Очень хорошо, Вы обратились по адресу, но зачем она вам нужна?" Думаю, что по имеющемуся у меня лично опыту, я могу кое-что добавить и кое-с чем не согласиться с автором.
Говоря о BPM автор, в данном случае, хоть и неявно, но говорит в большей степени о workflow-BPM или иначе human-BPM. А вот я в первую очередь пытаюсь всегда выяснить, какого типа процессы преобладают в компании - system или human ориентированные. Или точнее - какие из своих процессов они видят как объекты для BPM (поскольку обычно есть и те, и другие, и "немного и того и другого"). Как правило, при ответе на этот вопрос можно сразу определить, надо оно им или нет.
К примеру, ответ "я не знаю, я просто секретарь, и мне поручили узнать" говорит о том, что у этой компании достаточно низкий уровень зрелости, они, скорее всего, просто что-то об этом слышали. И руководитель, который делегирует подобные вопросы секретарю, не будет лично вникать во "весь этот BPM". И тут мы просто теряем время.
Иногда сразу становится понятно, что люди под BPM понимают простой документооборот. И даже если мне удастся убедить их, что BPM-система эту задачу может решить, и они купят софт, то это скорее всего тоже "дохлый" клиент, т.к. он еще не дозрел.
Дальше примерно то же, о чем написано в статье. Но только я не согласна, что если процесс еще не формализован в виде схемы или другого описания, то он не достиг зрелости. Иногда очень хорошо отлаженные процессы работают годами, но при этом по разным причинам его не описывают - нет специалистов, просто не надо было раньше и т.д. А иногда процессы так классно отрисованы, и даже на стене вывешены, а на деле не работают. Так что этот критерий для меня не является определяющим.
Кстати, количество сотрудников в компании меня тоже интересует, но с несколько другой точки зрения. Если в компании 25 человек, а в работу с системой планируется вовлечь 3-4-х, то зачем из пушки лупить по воробьям? Оправдает ли это затраты? Хотя были случаи, когда заказчик действительно аргументировал такую необходимость.
Согласен - отрисованность мне тоже показалась слабым критерием.
Для меня лично свежей оказалась мысль автора "если вы такие процессные, то почему вы такие бедные мелкие?"
))) Ответ: мы такие штучные!
мелкооптовые что ли?
Мне кажется это статья не про BPM вообще, а про конкретные продукты. Т.е. можно читать так - у нас процессы создавать так мудрено, что если ими мало будут пользоваться, то лучше не делать. Или отсутствие инструментов постоянного улучшения или введения исключений. Если в системе нет элементов groupware - тоже. Касательно того что стандартные процессы лучше делать стандартными продуктами - тоже спорно. Интеграция, гетерогенность, опять таки стандартные процессы не всегда настолько стандартны. В общем не могу согласиться, что это особенность BPM вообще. Это больше речь про текущие недостатки систем.
Максим
Если задаться вопросом - можно ли получить эффект от BPM в условиях, которые автор обозначил как неблагоприятные - то при желании, конечно, можно.
Но перед бизнесом ведь не стоит задача внедрения BPM, там все гораздо прагматичнее. У него есть ресурсы, которые всегда ограниченны. И есть несколько потенциальных направлений развития, в том числе BPM. Бизнес стремится определить то направление, на котором отдача будет максимальной, и направить на него ресурсов столько, сколько требуется. А оставшиеся направления поддерживать по остаточному принципу.
То есть недостаточно, чтобы эффект от BPM был положительным - Вы правы, его можно найти и обосновать. Надо чтобы он был больше, чем у альтернатив - а с этим в отмеченных автором областях есть проблемы.
Анатолий,
полностью согласен. Про это и говорю - мне не кажется, что проблема в BPM, а проблема с BPM автора в этих областях. Впрочем статья полезна в любом случае, так как это такие известные недостатки BPM систем.
Впрочем я все больше говорю, что как мне кажется в правильной BPM реализовать функционал проще чем интегрировать много отдельных приложений. Иначе ценность BPM в моем понимании существенно снижается до узких задач, которые проще тогда реализовать программистами (тем более если процесс устоялся)
Статья отражает взгляд на BPM co стороны ProcessMaker, системы автоматизации потока работ.
В этом контексте полезна и интересна.
Но нельзя ставить знак равенства между BPM и потоком работ.
В современных BPMS внимание акцентируется не столько на автоматизации, но на управляемости и совершенствовании процессов.
Заслуживает уважения позиция автора, отсылающего клиентов к системам других вендоров. Тем более, что их становится все больше и они предлагают не только BPMS но и готовые решения на их основе. Эти решения могут быть применены не только для средних и крупных компаний, но и для начинающих и малых.
Николай
Вы конечно правы в том, что BPM - это больше, чем Workflow. Но это означает, что для BPM порог целесообразности еще выше. Можно найти компанию, для которой BPM в полном объеме неподъемен, а Workflow будет полезен, но обратное утверждение неверно.
Если ставить целью не только автоматизацию, но и на управляемость процессов (governance) и непрерывное их усовершенствование, то 5 вопросам, приведенных автором, превратятся в 10. Один из дополнительных вопросов, навскидку: "есть ли в вашей компании служба качества или иные *выделенные* сотрудники, имеющие навык анализа и моделирования бизнес-процессов?"
"Честно говоря, то, что предлагается для управления проектами, большей частью – полное барахло (в особенности MS Project)"
...если это возможно в рамках данных дебатов, хотелось бы увидеть и некоторое обоснование вышеупомянутого утверждения, т.к. тема довольно актуальная...
Андрей
Какие проблемы - задайте вопрос автору, ссылка на оригинал имеется.