Литература:

• Статьи
• Обзоры
• Форумы
• Стандарты
• Книги
• Авторы

Автор: Jeffrey D. Mills, Bluespring Software

Оригинал статьи: http://www.bpmenterprise.com/content/c061127a.asp

Не много найдется вещей,  которые обрадуют бизнес больше, чем обеспечение «прозрачности» бизнес-процессов в короткий срок, и с наглядной демонстрируемым в результате увеличением доходов и/или существенной экономии. Если вы постоянно ищете возможность проявить себя в этой области, то вам для этого не обязательно менять место работы. Скорее всего, в вашей организации полно «болевых точек», связанных с процессами, а значит, в ней есть масса возможностей внести в бизнес  значительные улучшения. Спросите любого из высшего руководства, как часто они сталкиваются с проблемами типа «не могу сделать видимым», «не могу проконтролировать», «не могу проследить», «не могу оценить», «не могу стандартизировать».

В этой статье я берусь описать 10 вещей, с которыми программное обеспечение BPM может вам помочь. Я верю, что это поможет вам найти места, где технология BPM способна незамедлительно повлиять на ваш бизнес.

1. Избавление от рутинной  работы
Каждая компания тратит часть ресурсов на работу, не привносящую прибыль. Например, кому-то приходится переносить информацию из одной системы в другую, вытягивать и обрабатывать информацию,  заполнять таблицы Excel (равно как и проводить время на обработку данных), а также нянчиться с процессами, в которые вовлечено большое число людей.  Программное обеспечение BPM способно автоматизировать рутинную работу,  применив бизнес-правила. Это означает, что в то время, как одни сотрудники станут выполнять больше работы, другие будут освобождаться для выполнения  работ, приносящих большую прибыль.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 2-4 месяца.
Где проявится ROI: снижение стоимости ресурсов.

2. Доказательство соответствия законодательству
На сегодняшний день компании ведут достаточно большой объем документации, связанной с процессами, регулируемыми законодательством. Но документация часто показывает только то, что люди предполагают делать, но это не означает, что они будут делать именно так. И даже если приложения на предприятиях имеют встроенные возможности управления потоком работ (workflow возможности), рано или поздно процесс «перерастет» эти возможности и не сможет управляться этим механизмом. Программное обеспечение BPM предусматривает встроенное управление структурой, которая связывает  и людей и информационные системы, участвующие в регулируемых на предмет соответствия законодательству процессах.

Становится ясным, что соответствие законодательству может означать более чем  SOX (Sarbanes-Oxley  Act, закон Сарбанеса-Оксли)  и HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act,  Акт о мобильности и подотчетности в области медицинского страхования, 1996, США). Это также означает соблюдение внутренних политик и процедур. Каплей меда для BPM технологий  является любой процесс, включающий в себя более чем одну простую систему и приличное количество ручных действий.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 2-12 месяца.
Где проявится ROI: менее дорогой аудит, снижение рисков, уменьшение «жульнических» шагов, менее дорогие и более своевременные корректировки.

3. Расширение производственных приложений
CRM, ERP и ECM системы запускают процессы, которые охватывают в том числе и людей, не имеющих этих приложений на своих рабочих местах.  Получается, что участником процесса, запущенного приложением, может быть только тот, для кого приобретена пользовательская лицензия на это приложение.

Тут проявляются две проблемы. Первая – дорого покупать лицензии на каждого участника процесса. Вторая – многие не хотят использовать приложения, потому что они разработаны не под них. (Когда вы в последний раз видели людей, занимающихся продажами, которые горели бы желанием работать в ERP системе?) Программное обеспечение BPM объединяет в корпоративные приложения и распространяет на все корпоративные приложения возможности процессов, что позволяет людям встраиваться в процесс, используя тот софт, который они уже знают (такой как Microsoft Office, email, Internet Explorer и т.д.) Покупайте лицензии только для тех, для кого это имеет смысл; не тратьте деньги зря.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 3-9 месяцев.
Где проявится ROI: снижение стоимости лицензий, экономия на тренингах и техподдержке.

4. Упрощение работы
Невелико удовольствие изучать новое программное обеспечение. К тому же это увеличивает время, затрачиваемое на достижение приемлемого уровня продуктивности. И даже когда этот уровень достигается, сотрудники считают, что их эффективность снижается из-за того, что они вынуждены работать, подстраиваясь под софт. Итак, если сотрудница нанимается на работу за ее опыт и умение оценивать риски, к чему заставлять ее проводить три недели, изучая самописную унаследованную систему компании?

С помощью BPMS можно получать данные из существующих систем и переводить их в наиболее удобный для пользователей формат. Насколько счастлива будет сотрудница, если ей никогда не придется ходить в старую программу, и она сможет просто получать данные в формате разработанной ей самой таблицы Excel? Тот же самый процесс может потребовать ввода данных от юридического отдела, который часто предпочитает работать в Word или Adobe PDF. В любом случае, этот подход не требует инсталлирования и изучения чего-то нового. BPMS может предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время в нужном формате, чтобы предоставить вашим сотрудникам комфортную позицию и принести вашему бизнесу добавочную ценность.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 2-4 месяца.
Где проявится ROI: уменьшение ошибок, экономия на тренингах и техподдержке.

5. Снижение риска
Упрощая работу людей и обеспечивая автоматическое следование установленной политике, вы снижаете риск появления ошибок. Более того, существует еще пара рисков, которые может снизить BPMS.

Первое – это исключение проблемы «я этого никогда не видел», с которой сталкивается каждая компания. BPMS дает полное, масштабов предприятия видение каждого шага (ручного или автоматического) бизнес-процесса так, что вы можете отследить что идет не так и вмешаться прежде чем произойдут необратимые отрицательные последствия. Бизнес-правила предлагают автоматическую эскалацию в случае недостаточной оперативности. Как часто ваши процессы замедлялись из-за того, что кто-то был в отпуске, а все было собрано в его или ее почтовом ящике? Другими словами, вы больше не будете «пропускать мячи».

Второе, что позволит вашей компании снизить риски – это уважительное отношение к человеческому капиталу. Каждая организация имеет хотя бы один процесс, в котором только «Боб» знает, как и что делать. Да, но что делать, если «Боб» остался за кадром? BPMS поможет снизить этот риск, заложив ноу-хау Боба в процесс.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 6-9 месяцев.
Где проявится ROI: предотвращение ошибок, сокращение цикла.

6. Раскалывание связанных с процессом «болевых точек» или орехов
В любой организации есть обходные пути, возникающие из-за того, что существующие системы не отвечают всем потребностям организации и/или слишком громоздки в использовании; люди просто избегают пользоваться ими.

Недавно я был в производственной компании «Fortune 500», которая требовала от своих менеджеров по продажам пользоваться ERP для обоснования своих издержек. Как вы наверное можете представить, это все равно что лишить людей утренней чашки кофе. Как результат, люди обходили процесс, создавая тем самым больше работы другим.

Почему же не позволить менеджерам использовать Excel и email, чтобы собирать свои затраты? BPM может управлять рассматриваемым процессом и затем передавать данные в EPR. Одна западная клиника боролась за стандартизацию своего процесса ежемесячного подведения итогов, в который вовлечена дюжина удаленных поселков. Почему бы не разработать единый шаблон Excel, а затем под управлением BPM собирать данные и управлять процессом? Большинство компаний, которые мне известны, имеют такие «орешки», которые могут быть легко расколоты при помощи BPM-систем.
Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 1-4 месяца.
Где проявится ROI: снижение стоимости ресурсов, снижение стоимости лицензий.

7. Визуализация вашего бизнеса
В контексте процессов масштаба предприятия брешь в визуализации и контроле находится в местах, которые я бы назвал «белыми пятнами». Белые пятна – это работа, которая выполняется людьми в промежутке между операциями, выполняемыми автоматизированными системами.

Белые пятна обычно составляют более 30% процессов предприятия, и там нас поражает слепота. Возьмем, к примеру, процесс продаж. Каждый раз заказчик требует цену, продукт, срок и/или условия контракта. Это может полностью управляться CRM-системой. Финансисты должны убедиться, что это надежная сделка, юристы должны проверить составленный контракт и в некоторых случаях (в зависимости от типа компании) конструкторы должны разработать новое решение. BPMS свяжет точки между людьми и системами, играющими ключевую роль в процессах предприятия, обеспечивая гораздо большую визуализацию там, где она в настоящее время фрагментарна. Есть разница между разговорами о том, что люди должны делать и тем, что они действительно делают.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 4-8 месяцев.
Где проявится ROI: снижение рисков, предотвращение и уменьшение ошибок.

8. Построение гибкой инфраструктуры
Типичный ИТ-проект выполняется 12-18 месяцев. Проблема в том, что некоторые вещи меняются в промежутке между тем, когда формируются требования и когда выдается готовый продукт. И вы остаетесь с дорогой системой, которая делает только три четверти того, чего вы от нее ожидали, и внести изменения в которую весьма затруднительно.

Реальная перспектива состоит в том, что ваш бизнес будет постоянно меняться, поскольку бизнес – вещь изменчивая.  BPMS изначально рассчитаны на постоянные изменения, особенно те, в которых не требуется кодирование. Выстраивание процессной инфраструктуры на базе BPM-систем означает, что вы не только решите сегодняшние проблемы; вы встроите надежную гибкость и оперативность в ДНК своей организации, так что ваш бизнес сможет справиться с предстоящими изменениями. Эта «игра в изменения» и есть конкурентное преимущество большинства бизнесов.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 1-6 месяцев.
Где проявится ROI: снижение стоимости ресурсов и технологий.

9. Уменьшение бремени на ИТ
На ИТ по-прежнему грузят больше, чем он способен унести. А что, если люди бизнеса смогут самостоятельно реализовывать свои решения и запускать свои собственные проекты? BPMS позволяет бизнес-пользователям «полностью владеть» собственными процессами (моделировать, разворачивать, обновлять). Часть, связанная с обновлением, действительно снимает значительное бремя с ИТ. Необходимость изменений гораздо более тяжкое бремя для ИТ, чем новые технологии. BPMS не только позволяет легче делать изменения (см. п. 8), но и исполнять их. Это позволяет высвободить ИТ ресурсы для других проектов.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 1-3 месяца.
Где проявится ROI: снижение стоимости ресурсов, повышение оперативности.

10. Построение процессной инфраструктуры
Прогрессивные отделы ИТ уже поняли, что BPM-системы могут обеспечить довольно привлекательную альтернативу, чтобы «вырезать и заменить», когда придет время обновления ИТ инфраструктуры компании. Развертывая процессный слой поверх существующей ИТ системы, можно получить взамен быстро развертываемую, недорогую в эксплуатации, удобно управляемую и более дружественную к пользователю ИТ инфраструктуру. Существующие системы интегрируются через веб-сервисы. Люди включаются в процессы через email, Microsoft Office и Internet Explorer. BPM-системы  обеспечивают масштабируемую платформу, которая может охватить автоматизированные и ручные действия, из которых состоит ваш бизнес.

Расчетное время возврата инвестиций (ROI): 6-18 месяцев.
Где проявится ROI: снижение стоимости ресурсов, повышение оперативности, снижение стоимости лицензий, уменьшение технологических рисков, предотвращение и уменьшение ошибок, сокращение цикла, экономия на тренингах и техподдержке, менее дорогой аудит, меньше «мошеннических» действий, менее дорогие и более быстрые корректировки.

Итак, у вас есть 10 путей для того, чтобы ориентированные на людей BPM-системы немедленно и положительно повлияли на ваш бизнес. Обратите внимание на технологию, способную обеспечить положительный и быстро достижимый экономический эффект для вашего бизнеса – снова, и снова, и снова.

Об авторе

Jeffrey D. Mills - вице-президент направления разработки и маркетинга Bluespring Software - компании-разработчика human-centric BPM. Частый спикер, автор блогов по BPM.  

Комментарии