Практически любая ERP система сейчас уже имеет встроенный BPM движок. Однако, при этом, споры о том, нужен ли BPM, когда уже есть ERP по прежнему не утихают.

Как правило, встроенные в ERP BPM неплохо справляются с большинством жестко регламентированных процессов, по сути являясь workflow маршрутизатором. Но как раз самые непредсказуемые и не поддающиеся жесткому описанию процессы, которые не умещаются в рамки ERP-систем, и являются на деле самыми трудно управляемыми.

Гарт Кнадсон (Garth Knudson), управляющий директор HandySoft, в своей статье «Transforming Email 'Noise' into Business Process Knowledge» определяет два типа BPM – структурированный и динамический.

"Структурированные" BPM идеально подходят для автоматизации формализованных потоков работ (например, закупки, прием, соблюдение нормативов, расходы). Тем не менее, они не предназначены для поддержки постоянно меняющихся потоков работ (например, выдача заданий, отслеживание действий, управление проектами), что занимает 80 процентов среднего рабочего дня. В результате, умственные работники (сегодняшние белые воротнички, инженеры), естественно, обращаются к электронной почте для динамической работы. Электронная почта стала в буквальном смысле нашей повседневной железной связью для начала, слежения и завершения динамической работы или "раздатчиком заданий". 

Т.е., по мнению автора, недостающие коммуникации в отсутствии динамического BPM, сотрудники восполняют посредством электронной почты. Но электронная почта не является достаточно надежным инструментом, поскольку информация в ней не структурирована, может являться недостаточной либо избыточной (что добавляет сложности в ее обработку), плохо поддается контролю.

На эту статью появился интересный отклик на одном из блогов «BPM or ERP or Both?».  Автор обобщил вопросы, которые возникают в обсуждениях темы:

• Как сравнивать ERP и BPM?
• Конкурирует ли BPM с ERP, должен ли он заменить ERP или они могут сосуществовать вместе?
• Что я могу получить от BPM?
• Что делать в первую очередь?

Отвечая на эти вопросы, автор пишет:

ERP:  проще говоря, я вижу ERP как способ интегрировать слой данных различных процессов(например, дебиторская/кредиторская задолженность,  штатное расписание, ввод заказа) в более общие процессы (например, финансы, управление персоналом, управление цепочками поставок). Хотя workflow и является встроенной частью ERP, но он не предназначен для поддержки сквозных процессов.  Workflow сам по себе идет «от функций» (например, от управления материалами), а не «от процессов», где процессы охватывают много различных функций (например, требования, набор персонала). Ценность ERP в том, что она представляет собой интегрированную систему с обобщенными данными. Данные обновляются по требованию. Заказчики ожидают от ERP поддержки своих процессов, и зачастую им приходится менять свои процессы, подстраиваясь под ERP. В результате стоимость ERP и его внедрения довольно высока.

BPM: в отличие от ERP, BPM позволяет создавать бизнес-приложения, включая разных людей, данные, документы, которые, в свою очередь, охватывают несколько подразделений, систем и/или источников данных.  Для процесса функции не имеют почти никакого значения. В структурированном BPM действия определяются конкретными правилами (например, роль, ответственность, политика, процедуры, сроки, эскалация). В динамическом BPM пользователи контролируют маршрут прямо во время исполнения. Ценность BPM в том, что это платформа для создания различных приложений, которые повышают производительность (эффективность, отдачу), гибкость бизнеса (отслеживание, инновации, оптимизация), соответствие законодательству  (возможность аудита). Более того, компоненты, определяемые в процессе, являются многократно используемыми и изменяемыми.

BPM может конкурировать и/или замещать ERP в мелких проектах. BPM желательно использовать вместе с ERP для создания «единого взгляда» на процессы, распространяющиеся на несколько групп/систем (например, привлечение заказчиков, заказ на приобретение). BPM также охватывает процессы, которые полностью выпадают из ERP, такие как управление перепиской, управление проектами, отслеживание действий.

Автор приводит два примера совместной работы ERP и BPM.

Первый пример – нефтяная индонезийская компания. Часто компании приходится изменять заказы на основании изменения проектов и сроков. Но после того, как они внесены в ERPсделать это невозможно, поскольку эти процессы охватывали сразу несколько модулей ERP. Компания решила использовать BPM для управления жизненным циклом проектов. Теперь менеджеры проектов могут инициировать и отслеживать контракты, переговоры, закупки нового оборудования, а также изменения в сроках проекта. ERP управляет данными. Совместное управление ERP и BPM дает единый взгляд на данные и процессы.

Второй пример - дистрибутор товаров для здравоохранения по всей Латинской Америке. Они используют ERP как адресную книгу, чтобы управлять поставщиками, покупателями и расчетами. Т.к. изменения в адресную книгу могут вносить представители разных департаментов (HR, ИТ, отдел закупок)  в различных странах, то присутствовала полная неразбериха из-за разных подходов к ее ведению. Слабый контроль над процессом, нечеткие данные – все приводило к срывам сроков, пропаже товаров и, как следствие, к недовольству и потере клиентов.  Что реализовали в BPM: каждый пользователь начинает работу с одной точки, независимо от того, в каком департаменте он работает. Дальше процесс проходит все службы, где подтверждается оплата и прочие данные, и только после этого данные передаются в ERP.  

Резюмируя,

1. ERP обладает хорошим встроенным workflow, но слабоват для сквозных процессов. BPM поддерживает как функциональный workflow, так и кроссфункциональный для предприятия в целом
2. BPM гораздо более гибкий нежели ERP. Там где для внедрения BPM требуется три месяца, ERP потребуется двадцать. Управление изменениями в BPM также быстрее
3. BPM нужен ERP, для того чтобы получить от него максимум отдачи
4. Если BPM не используется вместе с ERP, то почему же тогда вендоры предоставляют всевозможные адаптеры к нему?

Итак, BPM, ERP или оба? Автор этим вопросом свой пост завершает, но интересны два комментария к заметке.

В первом комментарии: прежде, чем внедрять ERP, необходимо "плавно" приучить работников к системной работе. И сделать это при помощи BPM. Все равно прежде чем внедрять ERP, консультанты составляют карты процессов… затем все о них забывают, внедрение длится очень долго… Ну а дальше своеобразный вывод: все равно работа по автоматизации процессов в BPM не пропадет даром, поскольку потом эти процессы будут перенесены в ERP. Т.е. автор комментария считает, что BPM стоит использовать на начальном этапе перед внедрением BPM. И даже соглашается, что это дополнительные расходы, которые, в прочем, быстро окупятся. (Напрашивается вывод: внедрим ERP – бросим BPM?  А может и не выбросим, поскольку дальше совсем уж оптимистично) Иногда внедрение ERP срывается из-за попытки втиснуть процессы в предопределенные параметры ERP-системы. Чаще всего пользователям приходится подстраиваться под эти шаблоны. Но зато в BPM-системе гораздо проще делать изменения! (Т.е. еще послужит, быть может).

Автор второго комментария рассказал о том, что в беседе с одним из управляющих о преимуществах BPM, тот спросил его «означает ли это, что я могу избавиться от своей ERP системы?». Дело в том, что, он ощущал себя ограниченным рамками ERP. Т.е. ERP давала ему высокую наглядность некоторых оперативных метрик, но ему не хватало гибкости, чтобы реагировать на реальные проблемы. ERP системы наилучшим образом подходят для управления конкретными функциями. BPM же может использовать бизнес-данные, привязав их к повседневным действиям, и организовав взаимосвязь между данными, людьми и системами.

Похоже, что статья Гарта "зацепила" многих, поскольку о ней же пишет и Деннис Байрон (Dennis Byron) и своем блоге, практически резюмируя обе предыдущие заметки. Там же, на блоге Денниса развернутый комментарий ИТ-менеджера одной из компаний, имеющих у себя и BPM и ERP системы. Он отмечает, что все четыре пункта, резюмированные в статье, полностью подтверждаются его практикой.

=WJ

Комментарии