Никаких инвестиций, тем более в долгосрочные программы, никаких «излишеств». Постараться сохранить хотя бы то, что есть. Знакомо? Многие руководители, еще недавно готовые всерьез взяться за свои бизнес-процессы, в спешке свернули все инициативы: «что вы, разве нам сейчас до бизнес-процессов?». Многие, но не все. Кризис – это самое время всерьез посмотреть на то, как устроена жизнь компании. Наверняка найдется множество мест, где работа построена неэффективно, где тратятся излишне ресурсы, где теряются клиенты.

Пожалуй, как никогда остро вопрос повышения эффективности встал перед большинством компаний именно сейчас, в период мирового спада. Точнее, даже не совсем повышение эффективности. Скорее это звучит так: надо как-то выжить, и все способы для этого хороши. И самый распространенный и, казалось бы, логичный способ выживания – сокращать, сокращать, сокращать! Сокращать персонал, бюджеты, расходы. Ну, тут ничего нового нет, это мы все можем.  Но цель-то не в этом! Цель не в выживании, не в сокращении. Цель – добиться максимальной эффективности с минимальными ресурсами и затратами. И для этого существуют более цивилизованные средства.

Лаура Муни (Laura Mooney, вице-президент по корпоративным связям компании Metastorm) статье «How to Use Business Process Management and Enterprise Architecture Tools to Thrive in a Recession» предлагает вместо слепого сокращения всего и вся обратить внимание на технологии, которые помогут не просто выжить, но и вырасти в период спада мировой экономики. Одна из таких технологий - BPM. Четыре пути экономии средств при помощи BPM:

1.       Повысить эффективность

Автоматизация BPM позволяет добиться большей пропускной способности с теми же или меньшими ресурсами, что позволит организации снизить накладные расходы за счет ликвидации или перераспределения ресурсов, которые не нужны для достижения целей.

2.       Извлекать больше из того, что у вас уже имеется

BPM, как отдельный слой поверх различных систем, таких как EPR, мэйнфреймы и другие унаследованные приложения, позволяет увеличить их отдачу. BPM-системы обеспечивают необходимый интерфейс к внешним приложениям, избавляя от необходимости приобретения замещающего ПО. За счет этого расширяется функциональность ERP и остальных приложений.

3.       Снизить риски

Многие наши неприятности связаны с отсутствием дисциплины и контроля ключевых процессов. BPM позволяет полностью документировать процессы, обеспечить, посредством автоматизации, соблюдение правил и осуществлять контроль и аудит как человеческих, так и системных действий на всех уровнях. Это обеспечивает прозрачность, т.к. вы получаете больше возможностей для мониторинга, и сводит к минимуму риски.

4.       Выявить балласт

После того, как процесс будет автоматизирован, все внутренние работы станут прозрачными. Менеджмент сможет определить ненужные или нерезультативные системы и роли, и принять взвешенное решение по устранению накладных расходов – без ущерба для работы и клиентов. Более того, области с высокой стоимостью могут быть тщательно исследованы при помощи возможностей имитационного моделирования, с целью изменить процесс и повысить рентабельность, эффективность и результативность процесса в целом.

BPM не только добавляет выгоду разными путями, но организации, применяющие BPM, постоянно рапортуют о 10-20% возврате инвестиций с каждого проекта.  Короче говоря, BPM-система может помочь усилить корпоративную инфраструктуру, делая организацию более эффективной и более гибкой. И как только в экономике наметятся положительные сдвиги, такая организация будет готова воспользоваться новыми возможностями лучше, быстрее и выгоднее, чем их конкуренты.

Скотт Кливленд (Scott Cleveland, менеджер с 25-летним стажем, консультант по бизнес-процессам) в статье BPM from a Business Point of View. The Value of Business Process Management пишет, что получил от специалиста по развитию документ, в котором перечислялись выгоды, которые можно получить, применяя BPM:

• Повышение прозрачности – менеджмент знает, что делает каждый, и как он должен это делать
• Повышение возможности отслеживания – возможно определить, что произошло, и что в связи с этим произойдет с процессами
• Повышение оперативности и гибкости – изменения могут быть сделаны более высокими темпами, т.к. текущее состояние задокументировано и понятно
• Непрерывная оптимизация бизнеса – т.к. зрелость BPM в компании постоянно возрастает, все, что необходимо для понимания эффективности, становится на свои места.

Скотт дополнил этот список:

• Повышается контроль над временем цикла процесса – используя программное обеспечение BPM, компании могут определить, как много времени занимает процесс. Используя эскалацию и наглядность состояния процесса, они могут быть уверены, что процесс завершится в течение установленного периода времени.
• Снижение издержек - сокращение расходов за счет устранения не добавляющих стоимость действий и добавления процессу эффективности.
• Увеличение доходов - снижение затрат и производство большего количества товаров / услуг с меньшим количеством людей поможет увеличить доходы. 
• Повышение удовлетворенности клиентов - когда мы говорим о создании стоимости, это ли не о заказчике, который определяет стоимость? Процессы, которые контактируют с заказчиком, должны иметь наивысший приоритет».

В завершении можно привести результаты опроса, который проводила компания Metastorm среди своих действующих клиентов (т.е. это опрос среди компаний, которые уже применяют у себя BPM).  Об этом рассказал Дэннис Байрон (Dennis Byron, ebizQ's Community Manager) в недавней заметке «BPM VIEWPOINT: Are You Asking Yourself the Hard Questions about BPM in Today's Economy?». Было задано два вопроса.

Первый вопрос: На чем будет сфокусировано улучшение бизнес-процессов в 2009 году?

Варианты ответов, среди которых можно было выбрать несколько:

1. Процессы, относящиеся к производству товаров/услуг
2. Внутренние административные процессы
3. Соблюдение законодательства и управление рисками
4. Обслуживание клиентов
5. Цепочки добавления ценности
6. Другое

64% респондентов выбрали первый ответ, 44% - второй, 31% - третий, 29% - четвертый и 24%  - пятый. Учитывая, что пятый вопрос практически в точности повторяет смысл первого, вполне можно объяснить, почему он получил так мало голосов.

Второй вопрос звучал так: Каким образом, по-вашему, BPM поможет вам пережить рецессию 2008-2009 гг.?

Варианты ответов:

1. Повышение производительности труда
2. Усиление контроля и наглядности
3. Снижение расходов
4. Снижение риска
5. Определение недостаточного использования накладных расходов 
6. Большая гибкость и позиционирование на рынке в период упадка
7. Управление слияниями и поглощениями

Примерно 67% отвечавших сказали, что BPM помогает им повысить продуктивность сотрудников. Совсем близок по популярности был ответ «усиление контроля и наглядности» - 64%. Интересно, что снижение расходов было не столь популярным, как первые два пункта – только 46%. И еще 30% выбрали шестой ответ.

Полученные ответы еще раз доказывают, что то, о чем говорили и Лаура Муни, и Скотт Кливленд, подтверждается практикой. И в период кризиса не стоит забывать, что после спада последует подъем, к которому нужно быть готовыми.

=WJ

Комментарии