Секрет успешного выявления процессов –  в практических упражнениях по управлению процессами.

Существует прямая зависимость между успешным выявлением процессов и величиной/продолжительностью извлекаемой из BPM выгоды.

В связи с этим, я выделяю пять правил, которым надо следовать, чтобы гарантировать успешное выявление процессов.

Правильный фокус:

В идеале, самые важные для вашей организации процессы известны, и менеджмент со всей решимостью взялся за наиболее приоритетные процессы.  Если же вам не повезло и это не ваш случай, то важно сфокусироваться на уровне, максимально достижимом на момент ваших изысканий.

Вы часто будете выявлять связи с другими областями, что потребует привлечения дополнительных участников. Если вам на ранней стадии удастся показать выигрыш, достижимый за счет устранения потенциальной двойной работы, ошибок, потерь или непроизводительных затрат времени, то вы сможете оправдать перед руководством привлечение дополнительных участников. Чем с более масштабной задачи вы сможете начать, тем больше потенциальный выигрыш и больше риск. Как только у вас в упрощенном виде сложится общая картина, разумнее будет ухватиться за плоды, висящие не слишком высоко, и внести простые ручные изменения, которые продемонстрируют быструю отдачу.

Правильный помощник:

Наличие правильного помощника – второе слагаемое успеха. Идеальный помощник должен быть независим от результата изысканий. Иногда, в организациях-новичках в BPM, это опытный сторонний помощник.

Через некоторое время организация может вырастить своих собственных помощников и/или привлечь талантливых людей, доказавших свою компетенцию этой области. Более зрелые организации имеют процессные центры компетенции, которые нацелены на обучении процессным дисциплинам других – до тех пор, пока вся организация не станет процессно-ориентированной, и процессы не станут поддерживаться должным уровнем гибкости.

Правильные участники:

Абсолютно необходимо, чтобы привлекаемые бизнес-профессионалы разбирались во взаимодействии существующих процессов, обладали проницательностью и были бы способны выполнять действия, способствующие реализации изменений в процессах. Найти все эти качества в каждом участнике крайне маловероятно, если только вы не потрясающе везучи,– вот почему так важно сколотить сбалансированную команду, обладающую всеми тремя перечисленными качествами.

Я бы также привлек практика из ИТ с правом совещательного голоса, с тем чтобы избежать системных коллизий. Такой человек будет незаменим в документировании, а также сможет предложить полезный инструментарий.

Правильная методология:

Методология – большое дело, но методологи опасны. Важно чтобы методология была комфортной для группы. Довольно часто методологии приходят вместе с помощниками или же помощники могут объяснить участникам их плюсы и минусы.

Хорошую отправную точку зачастую может дать тренинг по анализу процессов. Убедитесь, что у вас есть методология, ведь она позволяет планировать этапы и промежуточные результаты.

Правильное отношение:

Важно понять, что избежать появления теневых процессов можно только при наличии консенсуса. Теневые процессы – это альтернатива «официальным» процессам, и возникают они из-за того, что некоторые проблемы вовремя не решаются.

К числу таких проблем относятся процессы, которые нечетко определены или не донесены до участников; процессы, ценность которых не очевидна для участников; новые процессы, отнимающие больше времени, чем старые; новые процессы с возросшей сложностью; культура, слишком негибкая для процессов; люди, просто не желающие перемен.

Важно предвидеть возможность возникновения подобных проблем в ходе выявления процесса и осознавать опасность нечаянного создания теневых процессов.

Предостережение:

Один из феноменов успешного выявления процессов: все участники подтверждают, что в результате они стали лучше разбираться в предмете, при этом сумма их знаний меньше, чем результирующий процесс.

Большинство организаций способно извлечь выгоду из работы над моделью процесса, развивающейся итерационно, через быстрые циклы обсуждений и модификаций. Инструменты моделирования способны серьезно стимулировать эту работу.

Подводя черту:

Выявление процесса критично для успеха BPM.

Успех на начальной стадии выявления процесса и в модернизации процесса после его запуска является критичным для общего успеха BPM в вашей организации. Живите счастливо, и пусть успешное выявление процессов способствует вашему процветанию.

Оригинал статьи: Process Discovery Done Right (R5)

 =WJ

Комментарии